Företagens erfarenhet

Järnbolaget tillhandahåller produkter inom bygg, järn, färg och vapen och har tre kommuner som sina kunder. I dessa tre kommuner görs totalt mellan 5000 - 6000 inköp per år och kunderna har som önskemål att fakturahanteringen kan skötas elektroniskt. Att handla med e-faktura möjliggör för kunden att göra flera inköp som samlas ihop per kostnadsställe och som säkerställer för mottagaren att rätt bokförd faktura betalas i tid till rätt avsändare. Anders Lundmark, VD, menar att kundernas önskemål även ger nya möjligheter för företaget i jämförelse med den gamla hanteringen. För Järnbolaget som avsändare har förutom att fel minimeras och att tiden för att åtgärda fel minskat så har tiden för att få betalning minskat från flera veckor (3-4) till några få dagar. Järnbolaget är också själva mottagare av e-fakturor, som kund till andra företag, och betalar ca 70% av sina fakturor i samma system.

BiljettButiken säljer resor i butik och på nätet, till privatpersoner och företag. Fakturering till deras affärskunder sker med e-faktura i allt högre utsträckning. Även BiljettButiken har flera kommuner som kunder med önskemål om elektronisk fakturahantering. Kunderna kan koppla sina reseinköp till ett resekonto för att samordna fakturering. När kunden beställer en resa så läggs beställningen in i företagets ekonomisystem som samlar ihop samtliga beställningar per konto och relativt omgående genererar en faktura som skickas till mottagarens system. Eva Lundmark berättar att den elektroniska hanteringen av fakturor är betydligt smidigare och sparar både arbetstid och kostnader för papper, porto och kuvert vilket också värnar om miljön i och med den minskade pappershanteringen.

e-faktura kan öka affärsnyttan genom att:

• Som avsändare ge en önskad kundservice/tillgodose kundens önskemål
• Som avsändare bli en självklar partner/leverantör
• Som avsändare få en sammanställning av alla inköpstillfällen per kostnadsställe/projekt/konto till en faktura som skickas till rätt mottagare
• Som avsändare få en effektivare och snabbare hantering med mindre fel
• Som avsändare minska kostnader för posto och administrativ hantering
• Som avsändare få en snabbare betalning
• Som mottagare få en samlad faktura som bokförs på rätt ställe och som betalas i tid till rätt avsändare
• Som mottagare minska kostnader för administrativ hantering (att hantera en pappersfaktura kostar ca 18:- , att hantera en e-faktura kostar ca 8:-)
• Som avsändare och mottagare värna om miljön eftersom hantering av papper försvinner  

Vad krävs?

• Att kunna fastställa krav på en lösning som företaget efterfrågar
• Att kunna välja och köpa en lösning för e-faktura
• Att kunna integrera/synkronisera lösning för e-faktura med redan befintliga system

Faktureringsprocessen:

Faktureringsprocessen med e-hantering: